Skill Komputer Untuk Orang Akuntansi

Skill Komputer Untuk Orang Akuntansi

Yup. Saya tahu. Saat ini, terutama di wilayah perkotaan, komputer sudah digunakan secara luas. Hampir semua orang (dari usia 8 tahun hingga dewasa) sudah bisa menggunakan komputer.
Hanya saja, aplikasi komputer itu jumlah dan ragamnya banyak—untuk berbagai keperluan yang berbeda (mulai dari ngobrol dengan teman, browsing internet, dengar musik, nonton video, menulis naskah, buat gambar/grafis, bikin tabel, menghitung, menganalisa, hingga mengelola keuangan perusahaan).
Pertanyaannya: aplikasi komputer apa saja yang perlu di kuasai oleh orang akuntansi?
Saya mulai dari yang paling dasar dan vital:
1. Aplikasi Pengolahaan Kata – Yang paling lumrah digunakan adalah Ms Word (untuk komputer berbasis Windows). Saya pikir, bekerja di bidang apapun, di perusahaan jenis apapun, sedikit-banyaknya pasti menggunakan aplikasi ini, termasuk bidang akuntansi. Staf accounting yang bekerja di perusahaan perlu membuat surat tagihan ke pelanggan misalnya. Chief accountant perlu membuat penjelasan detail isi laporan keuangan. Seorang auditor perlu membuat surat konfirmasi utang-piutang dengan pelanggan dan supplier perusahaan yang diperiksa. Dan lain sebagainya.
2. Aplikasi Pengolahaan Arsip – Yang paling lumrah digunakan adalah Ms Explorer. Iya. Aplikasi ini termasuk sangat standar, hampir semua orang bisa menggunakannya. Iya lah, apa susahnya menghafalkan perintah copy, paste, search, rename, save, open, klik, drag-drop? Untuk komputer yang isinya cuma 1000 file ya memang semudah itu. Seorang yang sudah bekerja lebih dari 5 tahun, akan memiliki puluhan ribu file dalam ratusan (jika tidak ribuan) folders. Bisa anda bayangkan ketika di saat-saat kritis (menjelang jam pulang), atasan tiba-tiba minta dikirimi arsip 3 atau 5 tahun yang lalu, yang anda sendiri sudah lupa nama folder dan nama filenya. Saya sering mengukur kinerja seorang staf dari tugas yang kelihatannya remeh-temeh seperti itu; jika seorang staf butuh waktu lebih dari 3 menit hanya untuk mencari suatu file/nota/etc, sudah pasti arsipnya acak-acakan—perlu saya inspect. Saya tidak mengatakan itu sulit, tetapi perlu keterampilan mengorganisasikan arsip digital yang baik untuk bisa bekerja secara efisien, tentu saja termasuk aspek keamanannya, karena data akuntansi dan keuangan rata-rata bersifat rahasia.
3. Aplikasi Pengolahan Angka – Yang paling lumrah digunakan adalah Ms Excel. Aplikasi yang satu ini vital bagi orang Akuntansi. Bahkan dilingkungan kerja yang menggunakan software akuntansi paling canggihpun, aplikasi pengolahan angka macam Ms Excel tetap diperlukan. Sama halnya dengan Ms Word dan Explorer, Excel-pun fiturnya sangat banyak, mulai dari yang paling basic sampai dengan yang advance—untuk mengakomodasi kebutuhan pengguna, sesuai dengan tingkat kemahirannya. Khusus di Excel, sampai fitur mana yang dibutuhkan oleh sorang akuntan dan pegawai accounting pada umumnya? Sebelum jauh-jauh berpikir tentang fitur, hal mendasar yang wajib bagi seorang akuntan dan pegawai accounting adalah kemahiran menggunakan tombol-tombol angka dengan cepat—yang dalam keyboard biasanya ditempatkan khusus di ujung kanan (yang sering disebut ‘num lock’). Seseorang yang sangat mahir menggunakan tonbol num-luck, bisa mengetik angka berdigit panjang dengan cepat tanpa melihat keyboard (misal: angka Rp 2,534,678,059,00) secara terus menerus berjam-jam dengan akurasi yang tetap terjaga. Kemahiran seseorang menggunakan aplikasi excel bisa terlihat dari kecepatannya mengolah data yang berupa angka, bisa memecahkan persoalan logis dengan membuat formula, dan membuatnya bisa bekerja secara otomatis.
4. Aplikasi Penglohan Data dan Pemrograman Dasar (otomatisasi) – Yang lumrah digunakan adalah Visual Basic (VB). Ini wajib bagi akuntan dan orang akuntansi pada umumnya. Meskipun, kebanyakan software akuntansi saat ini sudah disertai pengelolaan data base, namun kapasitasnya masih terbatas, jauh lebih kecil jika dibandingkan dengan visual basic. Untuk volume yang besar, orang akuntansi kadang terpaksa memindahkan dan mengelola datanya di visual basic. Di samping itu, dengan visual basic, orang akuntansi bisa merancang alur data dan mengotomatisasikannya sesuai kebutuhan, tidak didikte oleh software akuntansi yang dibuat oleh pihak lain. Misalnya: Untuk sistim akuntansi biaya (costing), software akuntansi kebanyakan menggunakan metode langsung (direct costing). Software akuntansi yang agak advance (seperti buatannya SAGE) sudah menggunakan metode standar, tetapi tetap saja hanya satu metode yang diasumsikan akan digunakan untuk semua aktivitas cost. Sistim costing yang bagus, menurut, adalah yang hybrid (menggabungkan beberapa macam metode), untuk dapat menghasilkan informasi cost yang paling mendekati kondisi sebenarnya, sehingga bisa dijadikan input pengambilan keputusan yang lebih efektif. Karena itu tidak mungkin dilakukan di software akuntansi, maka seorang akuntan yang pintar, akan memilih untuk merancang sistim costing sesuai dengan yg dibutuhkannya dengan aplikasi pengolahan data dan pemrograman dasar, seperti Visual Basic.
5. Berbagai Macam Software Akuntansi – Saat ini, sebagian besar perusahaan bersakala menengah ke atas sudah menggunakan software akuntansi, dalam berbagai tingkatan—dari software yang menggunakan fitur paling basic (seperti Myob dan QuickBooks) sampai yang berbasis ERP/MRP macam SAP BusinessOne. Tentunya sangat tergantung pada tingkat kebutuhan perusahaan sesuai dengan kompleksitas operasionalnya. Kehadiran software akuntansi, di dalam perusahaan, sangat bermanfaat bagi pekerjaan akuntansi. Seperti aplikasi-aplikasi lainnya (Ms. Words, Ms. Explorer dan Ms. Excel), software akuntansi macam apapun fungsinya tetap sebatas alat bantu untuk mempercepat proses pekerjaan. Untuk permulaan, minimal bisa mengoperasikan software akuntansi yang basic-basic (seperti Myob dan QuickBooks). Seiring pengalaman, nanti bisa mulai belajar menggunakan software akuntansi yang fiturnya lebih kompleks.
6. Mobilisasi Data – Yang saya maksud dengan mobilisasi data dalam hal ini adalah mengkonversikan dan memindahkan data (apapun bentuknya, entah itu berupa angka atau kata). Data yang diolah dalam suatu aplaikasi (entah itu di word, excel atau software akuntansi), tersusun dengan unik sesuai dengan karakter aplikasinya, yang lumrah disebut dengan ‘format’. Sehingga dengan kalimat lain, masing-masing aplikasi menghasilkan format data yang berbeda. Masalah utamanya: tidak ada satu aplikasipun yang bisa sungguh-sungguh bekerja secara mandiri untuk menuntaskan suatu pekerjaan dari awal hingga rampung. Misalnya: Untuk melakukan analisa cash flow, seorang akuntan perlu mengkonversikan format data yang dihasilkan dari software akuntansi ke format kata (text) terlebih dahulu, kemudian dari format text dikonversikan ke format angka (excel), untuk kemudian dipindahkan dan diolah di Ms Excel. Contoh kasus lainnya: kantor pusat minta dikirimi data transaksi masih dalam format aslinya (belum dimodifikasi). Jika dikirimkan via email volumenya terlalu besar, sehingga harus dikomunikasikan via network. Untuk itu perlu dikonversikan de dalam format ODBC sehingga bisa diupload ke aplikasi yang digunakan di kantor pusat. Adakalanya, jika bekerja secara remote (jarak jauh), dimana data dikomunikasikan via web yang tersentralisasi, suatu data keuangan harus diformat ke bentuk HTML atau XTML terlebih dahulu sebelum diupload ke web. Seseorang yang bekerja di bidang akuntansi harus mahir mengkonversikan dan memindahkan data dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya, termasuk mobilisasi data lewat jaringan (network).
Itulah beberapa skill komputer, menurut saya, yang relevan bagi orang akuntansi.
[quote]Kemahiran atau kelemahan dalam penguasaan skill aplikasi-apalikasi komputer di atas, bisa membuat pekerjaan akuntansi menjadi lebih sulit atau lebih mudah, lebih cepat atau lebih lambat, lebih akurat atau lebih banyak kesalahan, lebih rapi atau lebih berantakan.[/quote]
Memang tidak ada salahnya untuk belajar menggunakan aplikasi komputer lainnya yang mungkin ragam dan jumlahnya tak terhitung. Tetapi perlu mempertimbangkan efektifitasnya; sejauhmana aplikasi tersebut bisa memperlancar pekerjaan kita sehari-hari, sejauh mana aplikasi-aplikasi itu bisa membuat pekerjaan kita di akuntansi menjadi lebih mudah, akurat dan rapi. Aplikasi presentasi (Powe Point atau Visio) misalnya, mungkin diperlukan jika bekerja di perusahaan konsultan (presentasi di hadapan calon klien). Apliaksi yang sama juga dibutuhkan oleh mereka-mereka yang sudah menduduki jabatan setingkat manajemen, yang setiap awal dan akhir periode perlu mempresentasikan laporan kinerja perusahaan dari perspektive keuangan. Tapi belum mendesak bagi staf lain yang lebih banyak bergelut dengan aktivitas pengolahan data dengan menggunakan software akuntansi dan Ms Excel.

Skill Manajemen Untuk Orang Akuntansi

Manajemen, bukan bidang keahlian dasarnya orang akuntansi. Tetapi, mengapa dalam program pendidikan akuntansi strata satu, juga diajarkan berbagai hal mengenai manajemen? (mulai dari akuntansi manajemen, manajemen operasional, sistim informasi manajemen, hingga manajemen strategis.)
Karena, suka-atau-tidak, dalam melakukan berbagai aktivitas pekerjaan sehari-hari, manajemen selalu diperlukan, tentunya dalam derajat yang berbeda-beda.

Di lingkungan pekerjaan dan bisnis secara umum, setiap aktivitas—bahkan suatu pekerjaan yang terlihat paling sepele sekalipun—memerlukan pengelolaan atau pengorganisasian yang baik, agar bisa diselesaikan dengan lebih cepat dan menghasilkan output seperti yang diharapkan.

Di awal-awal bekerja, pegawai accounting (termasuk junior auditor, financial analyst, tax man, financial staff), dituntut untuk, minimal, bisa mengelola pekerjaan dan dirinya sendiri, sehingga bisa menjalankan pekerjaannya dengan efektif dan memberi kontribusi positive bagi perusahaan/organisasi. Staf yang tidak mampu mengelola pekerjaan dan dirinya sendiri dengan baik, hanya akan menjadi beban bagi organisasinya. Dan itu, tidak bisa diterima di lingkungan kerja dan bisnis pada umumnya.
Jika konsisten, cepat-atau-lambat, orang accounting akan mencapai jenjang/level senior, supervisor, management, lalu executive, atau bahkan mungkin menjadi pebisnis. Di level-level ini, seseorang menjalankan fungsi dan memiliki tanggungjawab untuk mengelola suatu unit aktivitas organisasi/bisnis (entah itu disebut seksi, bagian, departemen, atau entitas) dengan berbagai titel jabatan (supervisor, chief, maneger, partner, treasurer, controller, direktur)—termasuk mengelola sumberdaya modal, uang, dan orang-orang yang ada di dalamnya.
[quote]Berhasil atau tidaknya seseorang menjalankan fungsi dan tanggungjawab kerjanya, sangat tergantung pada seberapa mampu dia menguasai dan mengaplikasikan manajemen dalam aktivitas-aktivitasnya.[/quote]

Skill Bahasa dan Komunikasi Untuk Orang Akuntansi

Pada dasarnya setiap individu, secara alamiah, mampu berkomunikasi (kecuali yang mengalami disability/cacat fisik tertentu). Hanya saja, berkomunikasi di lingkungan masyarakat umum (dengan kawan, sahabat, pacar, keluarga, tetangga), sedikit berbeda jika dibandingkan dengan berkomunikasi di lingkungan pekerjaan/profesional/bisnis.
Jika di lingkungan umum, komunikasi bisa dalam topik dan format apa saja (sepanjang masih dalam kisaran norma yang berlaku). Di lingkungan kerja/profesional/bisnis, topik dan format komunikasinya berbeda. Idealnya, lebih banyak membicarakan kasus, masalah dan ide terkait dengan pekerjaan/profesi/bisnis, dalam format bisnis tentunya.
Saya tidak bermaksud mengatakan bahwa komunikasi di lingkungan kerja selalu bersifat formal. Ada waktu tertentu dimana pegawai ngobrol tentang hal-hal di luar pekerjaan yang sifatnya informal. Namun tidak banyak. Default-nya masih tetap formal tentang pekerjaan, dalam bahasa formal.
Bicara mengenai komunikasi, ada 3 hal utama yang terlibat di dalamnya—yang saling terkait antara satu dengan lainnya:
1. Teknik Berkomunikasi – Dalam lingkungan kerja, mengkomunikasikan maksud/ide/gagasan/alasan/argument adalah rutinitas sehari-hari. Seseorang yang menguasai teknik komunikasi yang baik, bisa (a) menyampaikan itu semua; sekaligus (b) menangkap dan memahami apa yang disampaikan oleh orang lain, baik itu rekan kerja, atasan, bawahan, vendors, customers, mitra bisnis.
2. Bahasa Komunikasi – Tanpa bahasa yang baik dan tepat, teknik komunikasi menjadi tidak akan berfungsi. Kita di Indonesia umumnya memakai bahasa Indonesia baik lisan maupun tulisan. Di luar bahasa Indonesia. Bahasa asing yang penting untuk di kuasai adalah bahasa Inggris. Betul. Komunikasi dengan pihak asing, di bidang akuntansi dan keuangan tidak se-intens di bidang pemasaran dan public relation tentunya. Tetapi, ada berbagai pekerjaan akuntansi yang sedikit-banyaknya menggunakan bahasa Inggris—mulai dari petunjuk/manual menggunakan software akuntansi yang rata-rata berbahasa inggris, sampai dengan menginterpretasikan standar akuntansi yang banyak bersumber dari literature asing. Terlebih-lebih jika perusahaan berhubungan dengan vendor dan customer dari negara lain, setidak-tidaknya orang accounting perlu mengkomunikasikan masalah utang-piutang dengan mereka.
3. Media dan Alat Komunikasi – Media dan alat komunikasi yang paling lumrah digunakan dilingkungan kerja adalah telepon dan email. Saat ini mungkin sudah banyak yang mulai menggunakan peralatan atau media teleconference (seperti Skype atau GTalk). Orang akuntansi, minimal bisa menggunakan telepon dan email. Tak banyak yang perlu saya sampaikan di sini (karena saya yakin rata-rata orang saat ini sudah bisa menggunakan keduanya dengan sangat baik, bahkan mungkin lebih baik jika dibandingkan dengan dirisaya pribadi). Satu hal yang penting dan selalu saya anjurkan kepada kawan-kawan di accounting adalah: agar lebih banyak menggunakan email dibandingkan telepon. Suatu masalah, meskipun sudah disampaikan via telepon, sebaiknya disusul lagi dengan penyampaian via email. Disamping mengurangi potensi error, juga bisa tercatat dengan benar dan baik.
Secara keseluruhan, skill komunikasi bagi orang accounting adalah penting dan wajib untuk dikuasai.
Jika dalam komunikasi umum dikenal istilah “say what you meant and meant what you say”, maka di lingkungan kerja mungkin berbuah menjadi:
[quote]Say what you meant and meant what you say, professionally[/quote]
Itulah tiga skill tambahan yang wajib dikuasi oleh orang akuntansi yang ingin bisa bekerja dengan lebih efektif. Dengan bekerja lebih efektif, pertumbuhan karir mestinya otomatis jadi lebih lancar, bisa naik jabatan dalam waktu yang tidak terlalu lama. Kabar baiknya, semua jenis keterampilan, termasuk skill tambahan di atas, bisa dikuasai dengan cara melatihnya secara terus-menerus.
Yang ingin saya tekankan di sini adalah: pentingnya memilah-milah lalu menentukan keterampilan apa yang relevan untuk dikuasai terlebih dahulu, terutama untuk kawan-kawan mahasiswa tingkat akhir yang sebentar lagi akan terjun ke dunia kerja. Sehingga, minimal sudah memiliki bekal skill yang cukup untuk menjalankan pekerjaan akuntansi dengan efektif. Sedangkan skill-skill yang lain, bisa dipelajari sambil jalan. Termasuk jika ingin melanjutkan study ke jenjang yang lebih tinggi.
Tentu. Bekerja hanya sebagian kecil waktu yang kita habiskan untuk menjalani kehidupan kita dalam 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu. Ada banyak aktivitas yang kita jalankan di luar pekerjaan atau profesi. Sehingga, menguasai berbagai macam skill di luar yang relevan dengan pekerjaan dan profesi, selalu baik, jika bisa. Di akhir pekan seperti ini misalnya, sebagian besar dari kita (orang akuntansi) sama seperti kawan-kawan kita yang non-akuntansi; berusaha untuk melepaskan diri dari aktivitas rutin kita sehari-hari yang mungkin tak jauh-jauh dari hal-hal yang berbau akuntansi. Untuk itu, kita memerlukan skill untuk melakukan hobi yang kita sukai—entah itu main game, ngeblog, membuat video dan mengolah photo-photo pribadi untuk di upload, lalu di share di media sosial.
Namun sekali lagi, untuk maksud memperlancar pekerjaan/profesi utama (akuntansi dalam hal ini), yang paling kita kejar, kuasai dan perdalam, di tengah-tengah keterbatasan kapasitas dan waktu, adalah skill-skill yang relevan saja. Entah itu dengan cara mengambil kursus, mengikuti workshop-workshop, atau belajar secara autodidak melalui buku panduan atau tutorial yang sekarang ini sudah banyak tersedia secara online. Untuk sementara, saya ucapkan selamat berakhir pekan.
sekian saja postingan dari saya semoga bermanfaat :)